Pourquoi mettre en place une solution BPM / DPA ?
L’efficacité avec laquelle, une entreprise exécute ses processus détermine souvent son succès, c’est pourquoi la maîtrise des processus est devenue vitale pour toute organisation.
Cependant, selon une étude récente d’IDC, beaucoup d’entreprises continuent encore à manipuler des dossiers papier et échanger des emails pour partager des informations ou coordonner des actions liées à leurs processus métiers comme le suivi des réclamations clients, la gestion des achats ou le traitement des factures fournisseurs. Cette situation affecte énormément l’efficacité des collaborateurs et le service rendu aux clients.
Gérer les processus avec un outil BPM dédié devient d’autant plus évident que :
- les processus et les acteurs concernés sont nombreux et souvent dispersés sur plusieurs sites
- l’information nécessaire à leur bonne exécution est difficile d’accès ou en évolution permanente
- les indicateurs indispensables à leur amélioration ne sont pas faciles à collecter.
Process Studio, un des meilleurs logiciels BPM (Business Process Management) / DPA (Digital Process Automation) du marché, permet de modéliser, automatiser et piloter les processus métiers d’une entreprise pour obtenir des vrais bénéfices en termes de traçabilité, de conformité et d’efficacité opérationnelle.
Un projet de « Business Process Management » ou « Digital Process Automation » consiste à mettre en œuvre quarte fonctionnalités majeures.
Les principales fonctionnalités d’une solution BPM / DPA
Modélisation
La modélisation des processus pour décrire de façon détaillée les étapes, les intervenants, les informations et les règles de gestion qui caractérisent un processus métier comme par exemple le suivi d’une réclamation client ou le traitement d’une facture fournisseur :
- Modélisation graphique des formulaires et workflows
- Gestion des acteurs, rôles, prérogatives et droits d’accès
- Gestion des délégations et changement d’affectation
- Versionning et mise à jour à chaud des workflows
A ce stade, il est important de s’assurer que l’outil soit accessible aux fonctionnels et non-informaticiens.
Exécution
L’exécution des processus consiste à interagir avec les personnes et les systèmes d’information utiles au traitement de chaque instance de processus.
Ainsi dans le cadre de la saisie d’une fiche de réclamation client, l’application BPM va interroger l’application CRM contenant les informations du client afin que l’opératrice n’ait qu’à saisir la description et l’origine de sa réclamation. Ce qui permet de gagner du temps et évite de doubles saisies. L’application BPM se chargera ensuite d’escalader la réclamation auprès des bonnes personnes selon les règles et les rôles décrite et modélisés dans l’application BPM :
- Moteur workflow compatible avec le standard BPMN
- Historique et traçabilité totale des intervenants et changements
- Relances automatiques et alertes en cas de retard
- Synchronisation de processus et sous-processus
- Connecteurs avec applications ERP et SGBD
- Intégration des annuaires LDAP, Active Directory, SAML, Azure AD, etc.
Pilotage
L’exécution des processus consiste à interagir avec les personnes et les systèmes d’information utiles au traitement de chaque instance de processus.
Ainsi dans le cadre de la saisie d’une fiche de réclamation client, l’application BPM va interroger l’application CRM contenant les informations du client afin que l’opératrice n’ait qu’à saisir la description et l’origine de sa réclamation. Ce qui permet de gagner du temps et évite de doubles saisies. L’application BPM se chargera ensuite d’escalader la réclamation auprès des bonnes personnes selon les règles et les rôles décrite et modélisés dans l’application BPM :
- Moteur workflow compatible avec le standard BPMN
- Historique et traçabilité totale des intervenants et changements
- Relances automatiques et alertes en cas de retard
- Synchronisation de processus et sous-processus
- Connecteurs avec applications ERP et SGBD
- Intégration des annuaires LDAP, Active Directory, SAML, Azure AD, etc.
Amélioration
Vos processus d’entreprise évoluent constamment au gré de votre stratégie.
Il est donc essentiel que l’outil qui va les digitaliser et les soutenir, soit sufissament souple et agile pour pourvoir les reconfigurer rapidement afin de les garder en ligne avec votre stratégie.
Avec Process Studio, les responsables fonctionnels au même titre que les experts techniques peuvent reconfigurer rapidement leurs processus métiers. C’est la garantie pour l’entreprise que l’application s’adaptera rapidement aux changements organisationnels ou demandes fonctionnelles des utilisateurs, et ceci sans coût de développement supplémentaire.
De plus, l’outil met à leur disposition de nombreux indicateurs et tableaux de bord pour les aider à voir où se trouvent les goulots d’étranglement et quelles sont les pistes d’amélioration :
- Indicateurs à chaud : où en est on sur l’avancement de telle tâche ? qui ? quand ? pourquoi ? …
- Indicateurs à froid : quelles sont les écarts ? les tendances ? les goulots d’étranglement ?
- Possibilité de créer facilement ses propres rapports ou tableaux de bord avec Graphic Builder
- Support des principaux outils BI du marché comme QlikView, Power BI, etc.
