Le besoin
En 1999, cette municipalité décide de moderniser son système informatique d’enregistrement et de suivi des courriers afin de mieux négocier le passage à l’an 2000. Les bénéfices recherchés étaient les suivants :
- Automatiser et simplifier au maximum les tâches administratives du service courrier
- Optimiser et sécuriser la diffusion des courriers auprès des différents services
- Accélérer les prises de décision et les réponses apportées aux usagers
Suite à un appel d’offres, le groupe de projet de la mairie fait le choix du logiciel Mail Manager de gestion du courrier d’Avanteam qui offrait alors la meilleure couverture fonctionnelle tout en s’intégrant facilement dans l’environnement informatique de la municipalité.
La solution
Le retour sur investissement
Aujourd’hui la solution gère plus de 15000 courriers et offre les avantages suivants :
- Gain de temps : l’enregistrement rapide et la mise à disposition des courriers au format électronique permettent un gain de temps précieux en recherche et consultation.
- Meilleure productivité : le traitement des courriers au format électronique évite des pertes de temps et d’argent d’une gestion papier.
- Meilleur service usagers : l’accès rapide et pertinent à l’information accélère les prises de décision et les réponses apportées aux usagers.
Pour aller plus loin
Pour la Direction Informatique en charge de ce projet, les fonctionnalités suivantes de Mail Manager ont été déterminantes :
- La souplesse de personnalisation de l’application : formulaire d’enregistrement de courrier, workflow de traitement, règles métiers, … pour la garder en ligne avec l’évolution des procédures de travail et changement d’organisation.
- Accessible aux opérationnels leur permettant de reconfigurer leur application sans passer par des développements lourds et onéreux.
- Une interface utilisateur ergonomique favorisant la prise en main de l’outil par les utilisateurs qui n’étaient pas particulièrement habitués à un outil informatique
Nos clients témoignent
Ce qui a séduit les utilisateurs et moi-même, ce sont la modernité de l'interface et la richesse fonctionnelle des solutions Avanteam.
Avec Avanteam Process Studio, nous avons déjà automatisé une dizaine de workflows métiers à valeur ajoutée pour l’entreprise.
Nous avons choisi Avanteam pour la rapidité de mise en oeuvre des workflows et la possibilité de personnaliser la solution en toute autonomie.
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Avanteam
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