Pourquoi mettre en place une solution de dématérialisation des factures fournisseurs ?
Dans un environnement économique de plus en plus compétitif, la dématérialisation des documents et l’automatisation des processus métiers sont devenus des leviers majeurs pour les entreprises qui souhaitent gagner en agilité, en visibilité et en traçabilité.
Le traitement des factures fournisseurs est un processus métier où la mise en place d’un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs peut facilement se justifier et cela grâce aux gains de productivité de 40 à 60%. Les principaux bénéfices d’une Ged et Workflow facteurs fournisseurs sont les suivants :
- Réduction des coûts de traitement : dématérialiser vos factures permet de les traiter plus rapidement, réduisant les coûts de saisie, de photocopie et de suivi.
- Vos factures accessible à tout moment : offrez un accès rapide et sécurisé à vos factures et pièces jointes y compris depuis vos logiciels comptables ou ERP
- Communication renforcée : un portail interactif, centralise et met à la disposition de vos équipes, les factures, tâches et rapports.
- Plus de satisfaction pour le personnel : une interface ergonomie et un accès immédiat aux dossiers permettent d’améliorer les conditions de travail de vos collaborateurs, pour réaffecter vos ressources sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Meilleure productivité : un système de workflow, prévient en temps et en heure les bonnes personnes pour assurer le bon à payer des factures ou gérer plus efficacement les litiges fournisseurs.
- Contrôle interne renforcé : suppression des risques liés au traitement manuel des factures. Gestion à temps des litiges et règlements avec relances automatiques en cas de retard.
- Meilleur suivi financier : disposez en temps-réel d’indicateurs et tableaux de bord sur le traitement des factures, en particulier en période de clôture. Optimisez la gestion de votre trésorerie en gérant au plus près les règlements.
Les principales fonctions d’un logiciel de dématérialisation de factures fournisseurs
Capture et videocodage
La première fonctionnalité d’une logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs est de capturer et d’indexer l’ensemble de vos factures, quelles soient de source papier ou électronique. Il serait également pertinent pour des volumétries importantes de disposer d’outils de capture intelligente du type LAD/RAD :
- Capture et identification des factures quel que soit leur format
- Lecture automatique des données avec la technologie LAD/RAD
- Interface ergonomique de saisie et de vidéocodage
- Support des principaux scanners du marché.
Une solution performante de Ged et Workflow factures fournisseurs, vous offrira également des fonctions avancées d’automatisation du processus du bon à payer sans oublier leur rapprochement et leur ventilation comptable en connexion avec votre logiciel comptable ou ERP :
- Rapprochement et réconciliation des factures avec les bons de commande et BL
- Imputation comptable et ventilation analytique selon vos règles
- Workflow de traitement autoamtisé du bon à payer
- Gestion des litiges et règlements avec relances en cas de retard
- Gestion des fournisseurs en liaison avec vos logiciels métiers
- Export et imputation des factures dans votre ERP ou logiciel comptable : SAP, Oracle, Sage, Microsoft, Cegid, etc.
Traitement et rapprochement
Pilotage
Votre logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs doit également offrir via un portail ou des widgets personnalisables, la possibilité pour les utilisateurs et managers d’accéder rapidement à l’essentiel : les factures à valider, les dossiers en cours, en retard, etc. De plus il serait intéressant que l’outil Ged et workflow factures fournisseurs, offre en standard des indicateurs pertinents permettant le suivi en temps-réel du processus :
- Portail applicatif personnalisable avec gestion contextuelle de l’espace de travail selon le profil de chaque utilisateur ou manager
- Outils de recherche multicritère et en texte intégral
- Indicateurs à chaud : où en est on sur l’avancement de telle tâche ? qui ? quand ? pourquoi ? …
- Indicateurs à froid : quelles sont les écarts ? les tendances ? les goulots d’étranglement ?
- Possibilité de créer facilement ses propres rapports graphiques ou tableaux de bord
- Support des outils BI du marché comme QlikView, Microsoft Reporting Services, Business Objects, Cognos, etc.
Afin d’intégrer potentiellement vos flux de factures entrantes et sortantes, il serait pertinent que votre solution Ged et Workflow propose également des fonctionnalités d’archivage à valeur probante :
- Archivage électronique simple des factures papiers.
- Archivage à valeur probante pour la conservation légale des factures sortantes, contrats, bulletins de salaires, e-mails, etc.
- Intégration des services de tiers de confiance.
Archivage
La solution GED et workflow facture d’Avanteam
Conscient de l’importance accordée par ses clients aux gains de productivité et d’efficacité, Avanteam a intégré dans Invoice Manager – logiciel Ged et factures fournisseurs, toutes les fonctions nécessaires à un traitement fiable et performant des factures :
- Capture et indexation automatique des factures, quel que soit leur format : papier, fax, EDI
- Rapprochement et réconciliation des factures avec les bons de commande et bons de livraison
- Gestion du circuit de bon à payer et des litiges
- Traçabilité et visibilité totale des opérations
- Intégration des factures dans votre logiciel comptable : Sage, Cegid, Microsoft, Oracle, SAP, ….
- Affichage des factures et leurs pièces jointes depuis votre ERP ou logiciel de gestion
- Intégration des fournisseurs dans le processus via un portail sécurisé
- Archivage sécurisé des factures selon les normes
- Tableaux de bord de pilotage accessibles en temps-réel.
Grâce à son puissant workflow, la suite Avanteam peut, au-delà des factures fournisseurs, automatiser les autres processus administratifs et financiers de votre entreprise : achats, frais, contrats, fournisseurs, etc.
Le logiciel workflow factures fournisseurs d’Avanteam s’intègre parfaitement avec votre ERP et lui apporte une vraie plus-value en vous permettant depuis votre ERP d’accéder aux dossiers et images des factures. Ceci sans avoir à passer par des coûts liés aux développements spécifiques ou modules additionnels à votre ERP.
Une puissante plateforme de Workflow Factures Fournisseurs
Appuyez-vous sur une technologie puissante et éprouvée pour dématérialiser et optimiser votre processus et bénéficier d’une meilleure visibilité de vos comptes fournisseurs. Adoptez le logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs d’Avanteam pour un contrôle total du cycle fournisseurs tout en réduisant les coûts et les délais de traitement. Eliminez les échanges papier avec les intervenants internes ou externes. Quand vous recevez les documents papiers, numérisez les tout simplement grâce aux technologies de capture et de lecture automatique de documents pour pouvoir travailler de façon plus efficace sur des dossiers électroniques accessibles d’un simple clic. Cette technologie permet non seulement d’optimiser le traitement de vos factures fournisseurs, mais également la gestion des achats et commandes clients.
La solution Avanteam pour la dématérialisation de documents comptables et le workflow de validation de factures est fourni clé en main. Notre logiciel GED Invoice Manager s’adapte à votre ERP (Cegid, Sage, Microsoft Dynamics, Oracle, PeopleSoft, SAP, … ) ou logiciel comptable pour une interaction plus efficace. Nos solutions sont notamment compatibles avec les applications SharePoint, Microsoft Exchange et Lotus Notes.
Invoice Manager s’appuie sur le puissant socle Ged et Workflow Avanteam Process Suite. Celle-ci propose de nombreuses fonctionnalités pour optimiser la gestion de contenus et l’automatisation de processus métiers : numérisation, workflow, portail d’entreprise, travail collaboratif….
Avanteam, éditeur de solutions ECM (Enterprise Content Management) et BPM (Business Process Management), peut également, au-delà des factures fournisseurs, vous accompagner dans la rationalisation et l’automatisation d’autres processus métiers de votre entreprise pour assurer plus de visibilité, plus d’agilité et une meilleure conformité.
Grâce à Avanteam Online, cette offre est disponible aussi dans le Cloud en mode SaaS (Software as a Service). Ce qui rend la plateforme immédiatement opérationnelle et vous permet d’optimiser vos processus sans délai et sans investissement préalable.
Nos clients témoignent
Ce qui a séduit les utilisateurs et moi-même, ce sont la modernité de l'interface et la richesse fonctionnelle des solutions Avanteam.
Avec Avanteam Process Studio, nous avons déjà automatisé une dizaine de workflows métiers à valeur ajoutée pour l’entreprise.
Nous avons choisi Avanteam pour la rapidité de mise en oeuvre et la possibilité de personnaliser la solution en toute autonomie.
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