Une solution performante, simple et sécurisée
Tous vos contrats et informations juridiques au même endroit
Contrôle renforcé et réduction des risques juridiques
Rédaction et validation collaborative des contrats
Suivi automatisé des échéances avec relances automatiques
Closing rapide et signature sécurisée des contrats
Respect de délais et des engagements
Automatisez toutes les étapes clés de votre processus
Création rapide et simplifiée des contrats
- Génération rapide de contrats à partir de vos modèles et gabarits.
- Rédaction collaborative des contrats avec workflow de validation personnalisable.
- Capture et indexation intelligente des contrats existants.
Collaboration renforcée entre vos équipes
- Déploiement rapide et simplifié de votre processus contractuel auprès des directions métiers, entités, filiales et pays.
- Suivi collaboratif des contrats avec alerte automatique en cas de retard ou date d’échéance
- Dashboard de suivi personnalisé des contrats par profil et centre d’intérêt des utilisateurs.
Accélération des temps de signature
- Avec la validation et la signature en ligne des contrats.
- Grâce aux outils de rédaction collaborative, de versioning et de comparaison des contrats.
- Vues de suivi en temps-réel des contrats et relace automatique des signataires en cas de retard.
Maîtrise des risques juridiques et financiers
- Grâce aux tableaux de bord, la recherche intelligente et le rappel des dates d’échéances, vous pouvez anticiper à temps vos obligations.
- Avanteam IA vous épaule également pour détecter automatiquement les clauses à risques, les pénalités abusives ou les montants exceptionnels.
- La signature électronique à valeur probante sécurise aux maximum vos transactions.
Une vision à 360° sur le cycle de vie de vos contrats
Contrôlez votre activité avec des tableaux de bord personnalisés pour savoir qui fait quoi sur les contrats :
Trier et classer les contrats par signataire, émetteur, service, affaire, type de contrat, date d’échéance, etc.
Savoir à tout moment quels sont les contrats signés / en retard / arrivant à échéance... Quels sont les montants de vos engagements par service, entité, tiers...? Quelles sont les marges de négociation ?
Suivre vos obligations et ne manquer aucune échéance grâce aux relances automatiques et la recherche intelligente.
Fédérer l’ensemble des parties prenantes autour d’un même outil
Avant signature : impliquez l’ensemble des parties prenantes internes et externes dans la rédaction et la validation des contrats.
Après signature : assurez-vous que les bonnes personnes sont informées des dates d’échéance afin d’anticiper la résiliation ou le renouvellement des contrats, ainsi que de l’ajout d’annexes et d’avenants.
Si besoin, vous pouvez aussi capitaliser sur les autres fonctionnalités de la suite Avanteam pour mettre en place l’évaluation périodique de vos fournisseurs.
Avanteam AI
L’Intelligence Artificielle qui vous aide à piloter vos contrats
Avanteam AI, 🤖 est une nouvelle génération d’intelligence artificielle, qui :
- Reconnaît automatiquement les informations clés des contrats, afin de vous faire gagner du temps
- Evolue avec vos besoins, grâce à l’intégration des technologies de Traitement Naturel du Langage (NLP) et Machine Learning (ML).
Quel que soit le format de vos contrats, Avanteam AI reconnaît et extrait automatiquement les types de contrat (commercial, RH, bail, NDA…), les attributs clé (signataires, objet, date, durée, montant…) et les clauses critiques (pénalité, responsabilité, résiliation, exclusivité…).
Elle peut également vous faire des suggestions que vous pouvez valider en ligne, au lieu d’avoir à saisir l’information. L’outil apprend en permanance à chaque interaction et évolue pour s’adapter à vos besoins.
Avanteam Mobile
Décuplez le potentiel de vos équipes sur le terrain, en leur offrant un accès sécurisé à leurs processus, documents et tâches, depuis tout terminal iOS, Android ou Windows Phone.
Ils en parlent mieux que nous
Avec Avanteam nous avons atteint 100% de nos objectifs : améliorer les conditions de travail des collaborateurs en supprimant le papier et les tâches administratives, garantir une sécurisation juridique de nos processus et être une entreprise moderne et socialement responsable.
Avoir une plateforme centralisée, utilisée par tous les collaborateurs permet de construire et renforcer la culture d'entreprise.
Télécharger la brochure
Comment choisir son logiciel de Contract Management ?
Quelle différence entre un logiciel de gestion de contrats et un simple outil de signature numérique ?
- Un logiciel de gestion de contrats (CLM) comme Contract Manager, optimise votre processus contractuel à tous les niveaux : rédaction, vérification, validation & signature finale en impliquant l’ensemble des parties prenantes internes ou externes à l’entreprise, alors qu’un simple outil de signature électronique n’intervient qu’à l’étape finale pour sécuriser la transaction et lui donner une valeur légale et probante.
- Les deux outils sont complémentaires et souvent un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats, propose des connecteurs avec les principales plateformes de signature numérique comme Docusign, LuxTrust, Oodrive, Yousign, Universign, … afin de proposer une expérience utilisateur unique et homogène sur tout le processus.
Comment réaliser un comparatif des solutions de gestion de contrats ?
-
Nous vous conseillons d’établir un checklist fonctionnel et technique pour y renseigner les fonctionnalités clés dont vous avez besoin. Ensuite chercher quelques logiciels de gestion de contrats qui correspondent à votre checklist. Cela simplifiera considérablement votre travail tout en étant plus efficace. Trois à quarte logiciels suffisent en général pour réaliser un comparatif pertinent.
-
Au delà de votre checklist, vérifiez aussi les références clients de l’éditeur, notamment dans votre secteur d’activité, ainsi que sa capacité à vous conseiller et vous accompagner dans la mise en oeuvre de votre projet et la reprise de vos contrats existants.
-
L’existence d’un « Club Utilisateurs » actif est également un critère important. Cela vous permet de vérifier que l’éditeur consacre suffisamment de temps et d’énergie à faire évoluer sa solution afin qu’elle soit constamment en phase avec l’état de l’art, ainsi que les dernières exigences réglementaires ou légales.
Quels sont les bénéfices les plus importants d'une solution de Contract Management ?
-
Quelques soient la nature de vos contrats, leur gestion implique des étapes répétitives et fastidieuses de rédaction, négociation, validation et signature, qui sans outil adapté, deviennent rapidement un véritable cauchemar pour les différentes parties prenantes.
-
Un logiciel de gestion de contrats va aider votre entreprise d’écourter son cycle de vente, réduire ses coûts et améliorer sa conformité grâce à une traçabilité et une visibilité sans faille. C’est une économie considérable de temps et de l’argent au profit du développement de votre entreprise.
Est-ce que la solution permet une reprise de mes contrats existants ?
-
Oui, Avanteam vous aidera pour la reprise de vos contrats, quel que soit leur volume et leur nature, en associant les compétences de ses équipes d’experts à des technologies de capture intelligente, basées sur l’intelligence artificielle.
-
La reprise des contrats est souvent une étape critique pour les entreprises. Il ne s’agit pas seulement de numériser ses documents et de les charger dans leur novelle solution de Contract Management, mais surtout de saisir les métadonnées (titre du contrat, nature du contrat, service concerné, signataire interne, tiers signataire, date de signature, date d’échéance, …) qui permettent de les classer et les retrouver facilement. Autrement, ce sera impossible d’assurer un suivi fiable des contrats qui arrivent à échéance ou les associer à tel service ou tel pays.
Comment calculer le ROI d’un logiciel de Contract Management ?
-
Même s’il est difficile de proposer un modèle universel tant les processus sont différents d’une entreprise à l’autre, Il existe néanmoins une méthode relativement simple pour calculer le retour sur investissement (ROI) d’un logiciel de gestion de contrats :
– Combien de collaborateurs sont en charge de la gestion des contrats ? quel est leur salaire horaire moyen, charges comprises ?
– Combien d’heures par jour, consacrent-ils en moyenne à la gestion manuelle des contrats ?
– Nombre de collaborateurs X Salaire horaire moyen X Nombre d’heures consacrés à la qualité = Coût journalier qualité.
– Multiplier ce coût journalier par le nombre de jours ouvrés dans votre entreprise pour avoir le coût annuel dédié à la gestion des contrats.Un logiciel de Contract Management permet en général de diviser ce coût par 3 en automatisant toutes les tâches manuelles et chronophages. Il vous reste maintenant à calculer votre retour sur investissement, en déduisant du coût annuel du logiciel contrathèque, les 2/3 de gains de temps de gestion économisés grâce à ce logiciel. N’hésitez pas à contacter notre service client pour avoir un petit calculateur de ROI que vous pouvez personnaliser selon le contexte de votre organisation.
Ce calcul ne prend en compte que les gains quantifiables, auxquels vous pouvez ajouter les bénéfices « qualitatifs » d’une gestion dématérialisée des contrats :
– Plus de temps consacré aux tâches à plus forte valeur ajoutée
– Meilleur respect de vos règles et procédures internes
– Contrôle renforcé et réduction des risques juridiques
– Autonomie des équipes et fluidité global du processus.
Est-ce qu'avec Avanteam je peux dématérialiser d'autres processus que la gestion des contrats ?
- Oui, au delà de sa solution Contract Manager, Avanteam met à votre disposition une puissante plateforme de digitalisation des documents (GED) et processus métiers (BPM) qui est Process Studio.
-
Avec cet outil, vous pouvez créer en un temps record et sans faire du code, d’autres applications collaboratives : achat, factures fournisseurs, notes de frais, recrutement, entrée-sortie du personnel, … et éviter à vos équipes de jongler avec des feuilles de calcul, emails et autres outils pour gérer et coordonner leurs activités.
- Process Studio est accessible aussi bien aux décideurs métiers qu’aux experts techniques. C’est la garantie pour votre entreprise que votre application s’adaptera facilement aux changements organisationnels, sans coût de développement supplémentaire et sans sollicitation des équipes informatiques internes ou externes.