+ 500 entreprises nous font confiance
Les bénéfices du logiciel de gestion électronique du courrier
Une visibilité immédiate sur vos courriers et dossiers
Traçabilité des opérations : ce qui a été fait, ce qui reste à faire…
Division par 5 des temps de traitement des courriers
Meilleur respect des délais et engagements
Réduction des risques et coûts liés à un traitement manuel
Relation renforcée avec vos clients et usagers
Assurez une relation durable avec vos clients et usagers
Capture et indexation intelligente des courriers, emails, réclamations et demandes.
Classement des dossiers par type, destinataire, niveau de confidentialité, date d’entrée, date d’échéance,…
Affectation et suivi maîtrisé grâce aux modèles de saisie et de traitement personnalisables.
Génération de réponses automatiques ou manuelles.
Recherche intelligente multicritère et en texte intégral.
Améliorez l’agilité et la qualité de travail de vos utilisateurs
Système de workflow avancé qui route automatiquement les courriers auprès des bons interlocuteurs.
Suivi des courriers par intervenant, dossier, date, destinataire, service, expéditeur, etc.
Rappel et relances automatiques en cas de retard.
Portail et dashboard de suivi personnalisable, selon le profil et le centre d’intérêt de chaque utilisateur.
Pilotez votre activité
Depuis un portail ergonomique, vous avez un accès rapide et sécurisé à l’information pour traiter à temps les dossiers ou renseigner immédiatement un client ou usager :
Visibilité sur les courriers en attente et le motif des retards, afin de faire avancer les dossiers
Mise en avant des informations manquantes ainsi que des prochaines étapes pour clôturer le dossier efficacement
Aperçu rapide des délais moyens de traitement, des sources de blocage et pistes d’amélioration
Une solution complète pour assurer la réussite de votre projet
Le logiciel de gestion électronique du courrier, Mail Manager intègre des innovations technologiques et fonctionnelles à fort impact sur le traitement des courriers :
- Interface ergonomique de saisie avec capture intelligente des documents (option LAD)
- Support des principaux scanners du marché
- Annuaire des contacts hiérarchique avec rattachement à un groupe, service, fonction,…
- Intégration des principaux logiciels de messagerie et de bureautique
- Visionneuse universelle de documents supportant plus de 500 formats de fichiers
- Bibliothèque de modèles de réponses avec publipostage automatique.
Automatisez aussi la gestion de vos Actes administratifs
Au delà de la fonction courrier, Mail Manager comprend également un module de gestion des actes administratifs
Gestion des délibérations, arrêtés et décisions.
Gestion du calendrier des commissions et des assemblées délibératives avec constitution des ordres du jour.
Édition automatique du recueil des actes administratifs.
Génération des convocations, décisions, dossiers, comptes-rendus et procès-verbaux.
Avanteam Mobile
Décuplez le potentiel de vos équipes sur le terrain, en leur offrant un accès sécurisé à leurs processus, documents et tâches, depuis tout terminal iOS, Android ou Windows Phone.
Ils en parlent mieux que nous
Grâce à Avanteam, nous avons digitalisé notre système de management de la qualité à travers le monde sur l'ensemble des sites et pays. Nous sommes très satisfaits de l’écoute dont les équipes d'Avanteam ont su faire preuve pour nous accompagner.
Pourquoi Avanteam ?
Découvrez pourquoi les clients font le choix d'Avanteam
Ergonomique
Nous pensons d'abord à l'utilisateur final avec l'objectif de lui simplifier la vie.
Personnalisable
Nos solutions s'adaptent à votre organisation et évoluent au gré de votre stratégie et non pas l'inverse.
Ouvert
Avanteam s'intègre facilement avec les principaux logiciels du marché : CRM, ERP, SIRH, etc.
Mobile
Accédez à Avanteam de partout et à tout moment, depuis tout terminal iOS, Android ou Windows.
Autonomie et liberté
Avanteam est accessible aux fonctionnels qui peuvent en toute autonomie et sans compétence technique personnaliser leur application.
Approche transversale
Dématérialisez l'ensemble de vos processus métiers avec une seule plateforme et réduisez ainsi vos coûts de licence et de formation.
Notre engagement dans votre réussite
Au delà des logiciels, ce qui fait le succès d'Avanteam, c'est l'engagement de ses équipes dans la réussite des projets clients.
Innovation & Leadership
Grâce à une suite logicielle innovante et une expertise de plus de 20 ans, Avanteam connaît une croissance à deux chiffres depuis de nombreuses années et s'impose aujourd'hui comme un des principaux leaders du marché avec +500 clients en Europe.
Nos experts sont à votre écoute
Une question ? un devis ? une demande de démonstration? c'est simple et rapide...
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Comment choisir son logiciel de gestion du courrier ?
Comment réaliser un comparatif de solutions de gestion du courrier ?
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Il est toujours tentant de vouloir comparer un grand nombre de logiciels. Dans la pratique, nous vous conseillons d’établir un checklist fonctionnel et technique pour y renseigner les fonctionnalités clés dont vous avez besoin. Ensuite chercher les logiciels de gestion de courriers qui correspondent à votre checklist. Cela simplifiera considérablement votre travail tout en étant plus efficace. Trois à quarte logiciels suffisent en général pour réaliser un comparatif pertinent.
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Au delà de votre checklist, vérifiez aussi les références clients de l’éditeur, notamment dans votre secteur d’activité, ainsi que sa capacité à vous conseiller et vous accompagner dans la mise en oeuvre de votre projet.
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L’existence d’un « Club Utilisateurs » actif est également un critère important. Cela vous permet de vérifier que l’éditeur consacre suffisamment de temps et d’énergie à faire évoluer sa solution afin qu’elle soit constamment en phase avec l’état de l’art, ainsi que les dernières exigences réglementaires ou professionnelles.
Comment calculer le ROI d’un logiciel de suivi des courriers et emails entrants et sortants ?
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Il existe de nombreuses méthodes pour calculer le retour sur investissement d’un logiciel. En voici une relativement simple pour un logiciel de gestion des courriers entrants et sortants :
– Combien de collaborateurs sont en charge de la gestion du courrier ? quel est leur salaire horaire moyen (charges comprises) ?
– Combien d’heures par jour, consacrent-ils en moyenne à la gestion et le suivi du courrier ?
– Nombre de collaborateurs X Salaire horaire moyen X Nombre d’heures consacrés à la gestion du courrier = Coût journalier.Un logiciel de gestion des courriers et emails, permet en général de diviser ce coût par 3 en automatisant toutes les tâches manuelles et chronophages. Il vous reste maintenant à calculer le coût d’abonnement et de mise en oeuvre du logiciel et voir en combien de mois, les gains de temps obtenus grâce au logiciel, compenseront votre investissement.
Ce calcul ne prend en compte que les gains quantifiables mais il ne faut pas négliger les bénéfices « qualitatifs » de la dématérialisation de votre processus courrier :
– Meilleure qualité de vie et amélioration de l’expérience collaborateur,
– Plus de temps consacré aux tâches à forte valeur ajoutée,
– Autonomie des équipes,
– Meilleure gestion globale du processus.
Quels sont les bénéfices les plus importants d'une solution de gestion du courrier ?
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Une visibilité immédiate sur l’ensemble des dossiers
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Division par 3 des coûts et temps de traitement
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Sécurité renforcée des données et des accès
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Suivi en temps réel des courriers : quoi ? qui ? quand ? pourquoi ?
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Des décisions rapides et pertinentes grâce à un accès immédiat à l’information
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Traçabilité des opérations : ce qui a été fait ? ce qui reste à faire ?
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Conformité de votre organisation et respect de vos engagements : charte Marianne, démarche qualité, RSE
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Meilleure satisfaction de vos clients ou usagers.
Est-ce qu'avec Avanteam je peux dématérialiser d'autres processus que la gestion du courrier ?
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Oui, au delà de sa solution de gestion du courrier, Avanteam met à votre disposition une puissante plateforme de digitalisation des documents (GED) et processus métiers (BPM) qui est Process Studio.
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Avec cet outil, vous pouvez créer en un temps record et sans faire du code, d’autres applications collaboratives : achat, factures fournisseurs, notes de frais, recrutement, entrée-sortie du personnel, … et éviter à vos équipes de jongler avec des feuilles de calcul, emails et autres outils pour gérer et coordonner leurs activités.
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Process Studio est accessible aussi bien aux décideurs métiers qu’aux experts techniques. C’est la garantie pour votre entreprise que votre application s’adaptera facilement aux changements organisationnels, sans coût de développement supplémentaire et sans sollicitation des équipes informatiques internes ou externes.