Témoignage client

Gestion des contrats

Cette grande fédération sportive française a entièrement dématérialisé la gestion de ses contrats grâce au logiciel Avanteam Contract Manager

Le besoin

Les directions commerciale et juridique devaient traiter manuellement quelques centaines de contrats commerciaux et de partenariat par an. Ce processus manuel offrait peu de traçabilité et pénalisait la productivité des équipes qui passaient un temps considérable dans des tâches administratives de gestion et de suivi des contrats et de leurs avenants.

De plus par manque de maîtrise des dates d’échéance et de renouvellement de certains contrats, la fédération s’exposait à des risques financiers et juridiques importants. Il devenait évident pour ce client de mettre en place une solution de gestion de cycle de vie des contrats (CLM) pour répondre aux besoins suivants :

Fluidifier et simplifier la validation et la signature des contrats
Assurer la conformité légale et l’archivage à valeur probante des contrats,
Faire respecter les procédures et modalités du règlement financier de la fédération,
Offrir aux utilisateurs un outil simple et accessible à tous.

Grâce au logiciel Contract Manager de cycle de vie des contrats avec signature électronique, ce client a pu mettre en place une contrathèque 100% électronique, qui offre les avantages suivants :

Gestion centralisée des contrats et avenants dans une base documentaire unique et sécurisée,
Visibilité et traçabilité totale sur le circuit de traitement (workflow) des contrats & avenants : qui ? quand ? comment ? pourquoi ? ..,
Gestion des dates d’échéance pour anticiper la périodicité et le renouvellement des contrats avant qu’il ne soit trop tard,
La conformité légale du processus grâce à la signature électronique à valeur probante conforme au règlement européen eiDAS.

La solution

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Le retour sur investissement

Au delà des gains évidents de temps de traitement, les différents intervenants ont désormais une visibilité totale sur le processus de gestion des contrats, grâce au logiciel CLM Avanteam Contract Manager.

Les directions juridique et commerciale disposent d’indicateurs pertinents pour suivre l’avancement de chaque contrat en temps-réel. Les décideurs peuvent à tout moment et de partout signer les contrats depuis leurs portables. Ce qui donne aussi une image moderne et positive de l’entreprise auprès de ses clients partenaires et démontre son engagement pour améliorer la qualité de son service.

Pour la direction générale, ce projet a également permis d’adresser trois challenges : améliorer la qualité de travail des collaborateurs, diminuer l’exposition aux risques juridiques de l’entreprise, et enfin réduire son empreinte carbone en supprimant le papier.

Prêt à vous lancer ?

Il existe aujourd’hui sur le marché de plus en plus d’acteurs et d’offres pour automatiser et rationaliser la signature et la gestion en ligne des contrats avec des fonctionnalités et des approches différentes.

L’offre d’Avanteam se distingue sur les points suivants :

Base unique et centralisée de gestion des contrats, avenants, annexes et pièces-jointes dans tous les formats : PDF, Word, Scan…
Intégration de vos modèles de contrats et fonctions de publipostage en lien avec Microsoft Office.
Workflow personnalisable pour simplifier le cycle de vie des contrats depuis leur rédaction jusqu’à leur signature en passant par les étapes de validation.
Gestion des dates (échéance, périodicité…) avec système d’alerte et de relance automatique.
Contrôle strict des accès, des habilitations et confidentialité des documents.
Conformité et valeur légale du processus grâce à la signature numérique et la piste d’audit.
Dashboard de pilotage avec des indicateurs et KPI sur le suivi des contrats.