Automatiser la gestion des  documents et processus

Dans un environnement économique de plus en plus compétitif, la dématérialisation des documents et l’automatisation des processus métiers sont devenus des leviers majeurs pour les entreprises qui souhaitent gagner en agilité, en visibilité et en traçabilité.

Cependant, beaucoup d’entre elles continuent encore à manipuler des dossiers papiers et échanger des emails pour partager des informations ou coordonner des actions liées à leurs processus métiers comme le suivi des réclamations clients, la gestion des achats ou le traitement des factures fournisseurs. Cette situation affecte énormément l’efficacité des collaborateurs et le service rendu aux clients.

La première fonctionnalité d’un logiciel GED est de capturer tous types de documents papiers ou électroniques : courriers entrants, bons de commande, factures fournisseurs, procédures qualité, emails, fax, normes ou référentiels, base de connaissances :

• Numérisation en masse ou feuille à feuille des documents papier
• Indexation automatique par lecture de code à barre, OCR plein texte ou par zone des documents
• Lecture automatique des principales informations avec technologie d’auto-apprentissage
• Import des flux électroniques (fax, email, base de données, flux EDI, XML, CSV)
• Interface MS Office et Open Office pour l’enregistrement direct des documents dans la GED
• Support des principaux scanners du marché

Il est important que le logiciel GED vous aide à classer et retrouver facilement vos documents. Aussi bien sur la base de leur contenus qu’à travers des fiches d’indexation intégrant des métadonnées de classement et de recherche personnalisables :

• Classement et indexation des documents par attributs et métadonnées paramétrables
• Constitution et classement dynamique des dossiers
• Portail d’accès contextuel et personnalisable
• Recherche en texte intégral ou par mots-clés, recherche multicritère avec filtre dynamique
• Navigation visuelle grâce à la cartographie des documents et dossiers par processus, sites, organigramme, etc.

Les solutions de gestion électroniques de documents modernes, proposent également des fonctionnalités innovantes pour gérer le cycle de vie des documents. On peut par exemple citer le cycle de validation d’un document qualité ou le circuit de traitement d’une demande d’achat ou facture fournisseur :

• Système workflow capable de modéliser et d’informatiser tout circuit de traitement
• Portail contextuel et personnalisable : liste de tâches, indicateurs, favoris, dossiers urgents ou prioritaires, etc.
• Intégration et synchronisation des annuaires LDAP et Active Directory
• Alertes et relances avec système d’escalade en cas d’absence ou de congé
• Intégration des applications, SGBD et ERP grâce aux connecteurs et services web fournis en standard
• Atelier de design graphique des workflows, formulaires et règles de gestion accessible aux non-informaticiens.

Les documents ont souvent vocation à être communiqués, sous forme électronique ou papier, à des tiers ou au sein de votre entreprise. Un logiciel GED vous aide à préparer et à contrôler ces diffusions et d’en garder une traçabilité complète à des fins d’audit ou de justificatifs :

• Listes de diffusion personnalisables
• Push d’information par profil d’abonnement et centres d’intérêt
• Affichage de documents sous forme de listes ou de vignettes
• Fonction d’annotations, marquage, surlignage, avec zoom et rotation
• Visionneuse universelle capable d’afficher tout type de fichiers : PDF, Images, Microsoft Office, PCL, Autocad, etc.

Grâce à l’essor de la dématérialisation, il serait pertinent que votre logiciel GED propose également des fonctionnalités d’archivage simple ou à valeur probante :

• Archivage électronique des documents courants : documents qualité, dossiers clients, notes de frais, etc.
• Archivage à valeur probante pour la conservation légale des factures, contrats, bulletins de salaires, e-mails, etc.
• Intégration des services de tiers de confiance.
• Conformité FDA 21 CFR 11 grâce à la double signature et l’audit-trail.

La suite logicielle Avanteam Process Suite est une plateforme Ged et workflow intégrant des fonctionnalités essentielles de gestion collaborative des documents et de processus telles que la numérisation, le workflow, le travail collaboratif et le portail d’entreprise.

Avanteam propose un large catalogue de solutions métiers prêtes à l’emploi à choisir en fonction de vos besoins pour les fonctions aussi variées la qualité, l’administratif, le juridique, l’informatique, les finances ou encore les ressources humaines.

Ce qui distingue l’offre Ged et Workflow d’Avanteam, c’est qu’au-delà des fonctionnalités puissantes et efficaces de gestion électronique de documents et contenus (Ged), vous disposerez des fonctionnalités innovantes de modélisation et d’automatisation de processus (Workflow).

Grâce à un portail collaboratif, offrant des fonctions avancées de gestion de contenu, de workflow et de reporting, la suite Ged et Workflow d’Avanteam met à la disposition de vos collaborateurs la bonne information au bon moment. Votre entreprise devient ainsi plus réactive et offre un meilleur service à ses clients. En associant des fonctionnalités de traitement de formulaires et de flux de travail à sa plate-forme de gestion de documents et de contenus, Avanteam met à la disposition des acteurs de l’entreprise, un large choix d’applications potentielles. Formulaires et contenus font ainsi partie intégrante d’un même workflow métier de manière à assurer sécurité, cohérence et fiabilité de l’information tout au long de son processus de traitement.

Le logiciel Process Studio vous offre par ailleurs la possibilité de personnaliser la solution et l’adapter à votre organisation et besoins spécifiques.

Grâce à Avanteam Online, cette offre est disponible aussi dans le Cloud en mode SaaS (Software as a Service). Ce qui rend la plateforme immédiatement opérationnelle et vous permet d’optimiser vos processus sans délai et sans investissement préalable.

Pour plus d’informations sur notre catalogue de logiciels Ged et Workflow, n’hésitez pas à nous contacter.

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