Avanteam éditeur de
logiciel GED

Dans nos économies modernes, où l’innovation et l’intelligence sont au cœur des processus de création de valeur pour la plupart des entreprises, disposer de la « bonne information au bon moment » est devenu un facteur de différenciation majeur.

Une solution GED (Gestion Electronique de Documents) ou GEIDE (Gestion Electronique des Informations et Documents d’Entreprise) comme Avanteam Document Manager aide les entreprises à capturer, indexer et partager efficacement leurs différents flux d’informations (documents papiers, courriers, bons de commande, factures fournisseurs, documents électroniques, procédures qualité, emails, fax, normes ou référentiels, base de connaissances, …). Ce qui permet à leurs équipes de disposer de la bonne information au bon moment, pour prendre les bonnes décisions et mieux servir les clients.

Grâce à un gain de traçabilité important, un logiciel de gestion électronique de documents, offre également la possibilité de répondre plus efficacement aux contraintes réglementaires et légales qui sont de plus en plus nombreuses : ISO 9001, 13485, 9100, ILO-OSH 2001, OHSAS 18001, MASE, ISO 14001, HACCP, FDA 21 CFR 11, QUALIBAIL, AMF, MIFID, Bâle II et Bâle III, Solvency II, IFRS, contrôle prudentiel, etc.

La première fonctionnalité attendue d’un logiciel GED professionnel est de capturer de façon simple et intelligente tous types de documents papiers ou électroniques : courriers entrants, bons de commande, factures fournisseurs, procédures qualité, emails, fax, normes ou référentiels, base de connaissances :

• Numérisation en masse ou feuille à feuille des documents papier avec lecture de code à barre et OCR
• Capture et indexation intelligente des documents grâce aux technologies LAD/RAD à base de l’IA et Deep Learning
• Import des flux électroniques (fax, email, base de données, flux EDI, XML, CSV)
• Interface MS Office et Open Office pour l’enregistrement direct des documents dans la GED
• Support des principaux scanners du marché

Il est important que le logiciel GED vous aide à classer et retrouver facilement vos documents. Aussi bien sur la base de leur contenus qu’à travers des fiches d’indexation intégrant des métadonnées de classement et de recherche personnalisables :

• Classement et indexation des documents par attributs et métadonnées paramétrables
• Constitution et classement dynamique des dossiers
• Portail d’accès contextuel et personnalisable
• Recherche en texte intégral ou par mots-clés, recherche multicritère avec filtre dynamique
• Navigation visuelle grâce à la cartographie des documents et dossiers par processus, sites, organigramme, etc.

Les solutions de gestion électroniques de documents modernes, proposent également des fonctionnalités innovantes pour gérer le cycle de vie des documents. On peut par exemple citer le cycle de validation d’un document qualité ou le circuit de traitement d’une demande d’achat ou facture fournisseur : 

• Système workflow capable de modéliser et d’informatiser tout circuit de traitement
• Portail contextuel et personnalisable : liste de tâches, indicateurs, favoris, dossiers urgents ou prioritaires, etc.
• Intégration et synchronisation des annuaires LDAP et Active Directory
• Alertes et relances avec système d’escalade en cas d’absence ou de congé
• Intégration des applications, SGBD et ERP grâce aux connecteurs et services web fournis en standard
• Atelier de design graphique des workflows, formulaires et règles de gestion accessible aux non-informaticiens.

 Les documents ont souvent vocation à être communiqués, sous forme électronique ou papier, à des tiers ou au sein de votre entreprise. Un logiciel GED vous aide à préparer et à contrôler ces diffusions et d’en garder une traçabilité complète à des fins d’audit ou de justificatifs :

• Listes de diffusion personnalisables 
• Push d’information par profil d’abonnement et centres d’intérêt
• Affichage de documents sous forme de listes ou de vignettes
• Fonction d’annotations, marquage, surlignage, avec zoom et rotation
• Visionneuse universelle capable d’afficher tout type de fichiers : PDF, Images, Microsoft Office, PCL, Autocad, etc.

Grâce à l’essor de la dématérialisation, il serait pertinent que votre logiciel GED propose également des fonctionnalités d’archivage simple ou à valeur probante :

• Archivage électronique des documents courants : documents qualité, dossiers clients, notes de frais, etc.
• Archivage à valeur probante pour la conservation légale des factures, contrats, bulletins de salaires, e-mails, etc.
• Intégration des services de tiers de confiance.
• Conformité FDA 21 CFR 11 grâce à la double signature et l’audit-trail.

En associant des fonctionnalités de traitement de formulaires et de flux de travail à sa plate-forme de gestion de documents et de contenus, Avanteam met à la disposition des acteurs de l’entreprise, un large choix d’applications potentielles. Formulaires et contenus font ainsi partie intégrante d’un même workflow métier de manière à assurer sécurité, cohérence et fiabilité de l’information tout au long de son processus de traitement.

Outre le logiciel GED – Document Manager, Avanteam Process Suite comprend aussi Quality Manager qui permet de maîtriser le système de management QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement) pour un traitement efficace des documents qualité mais aussi de la boucle d’amélioration continue : audits, non-conformités, réclamations, revues, plans d’action, formations et habilitations, HSE, indicateurs.

Les experts d’Avanteam sont à votre écoute et vous proposent des prestations de conseil, d’accompagnement et de formations adaptées à votre besoin et à votre budget.

Grâce à Avanteam Online, cette offre est disponible aussi dans le Cloud en mode SaaS (Software as a Service). Ce qui rend la plateforme immédiatement opérationnelle et vous permet d’optimiser vos processus sans délai et sans investissement préalable.

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