Pourquoi mettre en place une solution ECM ?
Dans un monde en perpétuel changement où la concurrence fait rage, la réduction des coûts de fabrication et l’amélioration du service rendu aux clients, impose aux entreprises d’abandonner la circulation de documents papiers au profit des processus dématérialisés.
Une solution ECM (Enterprise Content Management) devient alors le socle indispensable à toute démarche de dématérialisation et d’automatisation de processus à base de documents et formulaires.
Avanteam Document Manager est un logiciel ECM (Enterprise Content Management) et GED (Gestion Electronique de Document) particulièrement adapté aux projets de dématérialisation et d’automatisation de processus documentaires. Paramétrable et simple à utiliser, il permet de capturer, indexer et partager efficacement vos différents documents et contenus (documents papiers, documents électroniques, courriers, bons de commande, factures fournisseurs, emails, fax, …) et de les faire circuler au sein de votre organisation. Les documents (images et données) sont accessibles à partir d’un navigateur Web, d’un terminal mobile ou de toute application qui a besoin de manipuler des documents (ERP, outils de CRM, applications métiers).
Les bénéfices d’une solution ECM
1. Simplifier l’accès à l’information
Il s’agit de capturer et d’indexer tous types de documents papiers ou électroniques. Ensuite offrir aux utilisateurs un accès rapide et contextuel à leurs dossiers. Idéalement une solution ECM doit permettre la personnalisation de l’espace de travail des utilisateurs selon leurs profils et centres d’intérêt :
- Capture et indexation de tous types de documents papiers et électroniques
- Import des flux électroniques (fax, email, base de données, flux EDI, XML, CSV)
- Intégration des suites bureautiques comme MS Office ou Open Office
- Classement et indexation des documents par attributs et métadonnées paramétrables
- Constitution et classement dynamique des dossiers
- Recherche en texte intégral ou par mots-clés, recherche multicritère avec filtre dynamique
- Push d’information par profil d’abonnement et centres d’intérêt
- Visionneuse universelle capable d’afficher plus de 300 formats de fichiers sans aucun plug-in
- Portail d’accès contextuel et personnalisable
- Navigation visuelle grâce à la cartographie des documents et dossiers.
2. Optimiser le cycle de validation ou de traitement
Le logiciel ECM doit également vous aider à optimiser les processus de validation ou de traitement des flux documentaires : courriers, notes de frais, bons de commandes, factures fournisseurs, procédures qualité… :
- Workflow paramétrable respectant vos cycles de validation
- Gestion des acteurs, rôles, prérogatives et droits d’accès
- Relances automatiques et alertes en cas de retard
- Historique et traçabilité totale des intervenants et changements
- Versionning et mise à jour à chaud des workflows
- Design graphique des workflows accessible aux non-informaticiens.
3. Assurer la conformité
Il est également important que la solution ECM assure la conservation de vos documents conformément aux exigences légales en matière d’archivage à valeur probante. Cela d’autant plus que grâce à l’essor de la dématérialisation, la solution ECM sera l’épine dorsale de la plupart de vos projets de dématérialisation et d’automatisation en interne mais aussi avec vos clients et partenaires :
- Archivage électronique des documents courants : documents qualité, dossiers clients, notes de frais, etc.
- Archivage à valeur probante pour la conservation légale des factures, contrats, bulletins de salaires, e-mails, etc.
- Intégration des services de tiers de confiance.
- Conformité FDA 21 CFR 11 grâce à la double signature et l’audit-trail
Pourquoi Avanteam ?
Depuis plus de 10 ans, Avanteam accompagne ses clients dans la mise en place des solutions ECM grâce à une suite logicielle innovante et des services de conseil à forte valeur ajoutée.
Plus de 450 clients en Europe et 25% du CAC 40 en France utilisent la suite ECM et BPM d’Avanteam pour gérer leurs documents et contenus, rationaliser leurs processus, réduire les coûts et gagner en agilité et en conformité. Une base centralisée, leur permet de stocker et de retrouver rapidement l’ensemble des informations et pièces jointes relatives à leurs processus. Un portail d’accès contextuel et un système de workflow, communiquent en temps et en heure l’information décisive à leurs collaborateurs. Enfin, des outils de recherche et des plans de classement pertinents permettent à ces derniers d’accéder rapidement aux différents dossiers pour assurer leur traitement.
Nos solutions ECM et BPM sont destinées à des sociétés de toutes tailles, de la PME à la multinationale, quelques soit leurs secteurs d’activités : agroalimentaire, banque et assurance, bâtiment et construction, commerce et distribution, administration et collectivités, énergie, industrie, cosmétique, chimie, pharmacie,santé, services, transport et logistique.
Document Manager, logiciel ECM d’Avanteam
Avec Document Manager, capturez, classez et partagez d’une façon simple et intuitive, l’ensemble des documents et contenus de votre entreprise, quelle qu’en soit la source et le format.
Paramétrable et ouvert, Document Manager s’adapte facilement à votre organisation et intègre vos propres règles de classement, de gestion et d’archivage.
Ce qui distingue l’offre ECM d’Avanteam, c’est qu’au-delà des fonctionnalités puissantes et efficaces de gestion électronique de documents et contenus (ECM), vous disposerez des fonctionnalités innovantes de modélisation et d’automatisation de processus (BPM).
Grâce à un portail collaboratif, offrant des fonctions avancées de gestion de contenu, de workflow et de reporting, Document Manager met à la disposition de vos collaborateurs la bonne information au bon moment. Votre entreprise devient ainsi plus réactive et offre un meilleur service à ses clients. En associant des fonctionnalités de traitement de formulaires et de flux de travail à sa plate-forme de gestion de documents et de contenus, Avanteam met à la disposition des acteurs de l’entreprise, un large choix d’applications potentielles. Formulaires et contenus font ainsi partie intégrante d’un même workflow métier de manière à assurer sécurité, cohérence et fiabilité de l’information tout au long de son processus de traitement.
Avec le logiciel workflow (gestion de processus) Process Studio, nos clients ont par ailleurs la possibilité d’automatiser les processus métiers liés aux différents contenus et de créer leurs propres applications. Ainsi chaque entreprise peut trouver une solution standard, néanmoins personnalisable qui s’adapte à son organisation et à ses besoins.
Les experts Avanteam sont à votre écoute et vous proposent des prestations de conseil, d’accompagnement et de formations adaptées à votre besoin et à votre budget.
Grâce à Avanteam Online, cette offre est disponible aussi dans le Cloud en mode SaaS (Software as a Service). Ce qui rend la plateforme immédiatement opérationnelle et vous permet d’optimiser vos processus sans délai et sans investissement préalable.
Pour plus d’informations sur notre catalogue de logiciels ECM et BPM, n’hésitez pas à nous contacter.
Nos clients témoignent
Ce qui a séduit les utilisateurs et moi-même, ce sont la modernité de l'interface et la richesse fonctionnelle des solutions Avanteam.
Avec Avanteam Process Studio, nous avons déjà automatisé une dizaine de workflows métiers à valeur ajoutée pour l’entreprise.
Nous avons choisi Avanteam pour la rapidité de mise en oeuvre et la possibilité de personnaliser la solution en toute autonomie.
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