Les principales fonctionnalités d’une solution BPM
Modélisation
La modélisation des processus est la 1ère étape qui est nécessaire pour décrire de façon détaillée les étapes, les intervenants et les règles de gestion qui caractérisent un processus métier, comme par exemple le suivi d’une réclamation client ou le traitement d’une facture fournisseur :
- Modélisation graphique des formulaires et workflows
- Gestion des acteurs, rôles, prérogatives et droits d’accès
- Gestion des délégations et changement d’affectation
- Versionning et mise à jour à chaud des workflows
- Accessible aux fonctionnels et non-informaticiens
Exécution
L’exécution des processus, consiste ensuite à interagir avec les personnes et les systèmes d’information utiles au traitement de chaque étape et chaque instance de processus. Ainsi dans le cadre de la saisie d’une fiche de réclamation client, l’application BPM va interroger l’application CRM contenant les informations du client afin que l’opératrice n’ait qu’à saisir la description et l’origine de sa réclamation. Ce qui permet de gagner du temps et évite de doubles saisies. L’application BPM se chargera ensuite d’escalader la réclamation auprès des bonnes personnes selon les règles et les rôles décrite et modélisés dans l’application BPM :
- Moteur workflow compatible avec le standard BPMN
- Gestion des délégations et changement d’affectation
- Relances automatiques et alertes en cas de retard
- Historique et traçabilité totale des intervenants et changements
- Synchronisation de plusieurs processus
- Connecteurs avec applications ERP et SGBD
- Intégration des annuaires LDAP et Active Directory.
Pilotage
Le pilotage des processus via des panneaux de contrôle ou vues métiers, permettant aux utilisateurs ou responsables de processus de suivre l’état d’avancement des dossiers et d’anticiper les éventuels anomalies ou retards :
- Gestion contextuelle de l’espace de travail selon le profil de chaque utilisateur
- Portail applicatif, widgets, indicateurs et tableaux de bord paramétrables
- Outils de recherche multicritère et en texte intégral
Amélioration
L’amélioration des processus grâce aux indicateurs et tableaux de bord disponibles en temps-réel :
- Indicateurs à chaud : où en est on sur l’avancement de telle tâche ? qui ? quand ? pourquoi ?…
- Indicateurs à froid : quelles sont les écarts ? les tendances ? les goulots d’étranglement ?
- Possibilité de créer facilement ses propres rapports ou tableaux de bord
- Support des outils BI du marché comme QlikView, Microsoft Reporting Services, Business Objects, Cognos, etc.
Les bénéfices d’une solution BPM
Grâce à un logiciel BPM, comme Process Studio, l’entreprise améliore ses processus à plusieurs niveaux :
- Visibilité : la description des processus permettra à chacun au sein de l’entreprise de mieux comprendre les attentes des clients et d’y contribuer plus efficacement.
- Agilité : l’automatisation des tâches et le traitement des exceptions via des interventions humaines, vont accélérer l’exécution des processus et accroître la capacité de traitement des équipes.
- Traçabilité : la mise en place d’indicateur de suivi et l’historique des opérations : qui ? quand ? pourquoi comment ?… vont permettre au management de mieux suivre l’avancement des dossiers et surtout d’être en mesure de communiquer sur toute anomalie ou retard d’exécution.
Rentabilité : le BPM va permettre de mieux utiliser l’informatique existant tout en répondant aux nouveaux besoins. Il sera ainsi possible d’adapter rapidement les processus gérés par le système d’information à tout changement organisationnel ou au lancement d’un nouveau produit.
Selon Gartner, 67% des projets BPM, ont été mis en place en moins de six mois et dans 55% des cas le retour sur investissement à été de $100 000 à $500 000 (source Gartner).
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Avec Avanteam Process Studio, nous avons déjà automatisé une dizaine de workflows métiers à valeur ajoutée pour l’entreprise.
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