Le besoin
Cette entreprise devait auparavant enregistrer les centaines de factures fournisseurs par jour, les rapprocher des commandes internes, les faire valider par les donneurs d’ordre pour ensuite procéder à leur règlement.
Inutile de vous dire que sans outil de GED et de workflow adapté pour traiter ses factures et compte-tenu du nombre important de fournisseurs et de donneurs d’ordre répartis sur les différents sites de la société, le processus manuel consommait énormément de temps et nécessitait beaucoup de photocopies et de relances internes. De plus il n’y avait aucune traçabilité et visibilité sur le processus et la qualité des fournisseurs.
La solution
Grâce à Invoice Manager – logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs d’Avanteam, le processus de saisie, de contrôle et du bon à payer des factures a été entièrement automatisé. Les factures fournisseurs sont maintenant numérisées et centralisées dans le référentiel Invoice Manager.
Les utilisateurs concernés sont ensuite sollicités par la messagerie électronique et peuvent d’un simple clic consulter les images et les données des factures depuis l’outil de GED factures Avanteam, pour les valider ou les refuser.
Une passerelle avec SAP permet également le rapprochement des factures avec les commandes ainsi que leur imputation comptable . Dès l’approbation des factures fournisseurs, des demandes de règlement sont également générées et envoyées automatiquement à la comptabilité pour simplifier et optimiser le règlement des fournisseurs.
Le retour sur investissement
Aujourd’hui, chaque acteur concerné, peut connaître à tout moment où se trouve la facture, qui doit la valider et quand son règlement devra avoir lieu.
Un historique complet, inclus dans le logiciel de factures fournisseurs – Invoice Manager, permet également d’avoir une traçabilité totale sur les factures et règlements traitées, en cours ou échus et de connaître précisément la raison d’un litige.
Au-delà des gains évidents de temps de traitement, l’entreprise a beaucoup amélioré la traçabilité et la conformité de son processus et peut grâce aux tableaux de bord accessibles en temps-réel mieux contrôler sa trésorerie, ses achats et la qualité de ses fournisseurs.
Pour aller plus loin
Compte tenu de l’engouement des entreprises pour les solutions de dématérialisation et d’automatisation de processus et la forte croissance du marché, on voit apparaître aujourd’hui de plus en plus d’acteurs et d’offres avec des fonctionnalités et des approches différentes.
Il est donc important au moment de faire votre choix, de prendre en compte les critères suivants :
- Optez pour une solution riche et ouverte, capable de supporter une grande variété de processus et de règles métier et pouvant s’interfacer facilement avec vos systèmes informatiques existants : ERP, CRM et SGBD.
- Privilégiez un logiciel accessible aux opérationnels, permettant aux acteurs métiers de reconfigurer facilement leurs processus sans passer par des développements lourds et onéreux.
- N’oubliez pas l’interface utilisateur et l’ergonomie de l’application. Il faut que vos utilisateurs puissent s’en servir après une formation d’une heure, voir une simple formation en ligne.
Nos clients témoignent
Ce qui a séduit les utilisateurs et moi-même, ce sont la modernité de l'interface et la richesse fonctionnelle des solutions Avanteam.
Avec Avanteam Process Studio, nous avons déjà automatisé une dizaine de workflows métiers à valeur ajoutée pour l’entreprise.
Nous avons choisi Avanteam pour la rapidité de mise en oeuvre et la possibilité de personnaliser la solution en toute autonomie.
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