Le besoin
Dans ce groupe industriel présent sur plusieurs pays d’Europe ainsi qu’en Asie et en Amérique Latine, la direction qualité souhaitait optimiser le traitement des non-conformités et de leurs plans d’actions. Même si le processus était maîtrisé, son traitement exigeait beaucoup de temps et n’offrait pas d’indicateurs pertinents d’analyse et d’amélioration dans la mesure où tout était géré via des fichiers excel et des relances emails.
L’équipe en charge des non-conformités perdait un temps précieux pour suivre le processus, relancer les acteurs concernés et collecter et construire des indicateurs et tableaux de bord avant chaque revue de direction.
Grâce au logiciel Quality Manager, l’enregistrement, l’analyse et le suivi des non-conformités ont été entièrement optimisés. Un formulaire électronique permet à l’ensemble des services concernés de saisir rapidement et dans un format homogène l’ensemble des informations pertinentes.
Les fiches de non-conformités sont ensuite routées automatiquement auprès du service qualité grâce au système de workflow intégré dans l’outil. Après analyse, le service qualité peut si besoin créer une ou plusieurs actions correctives et préventives et les attribuer aux personnes et services concernés. Ces derniers sont ensuite notifiées automatiquement pour engager les actions et renseigner les fiches à chaque étape d’avancement d’un plan d’action.
Des vues de suivi d’avancement triées par site, date, dossier, acteur… permettent à tout moment de suivre le traitement des non-conformités et de savoir par qui ? quand ? et comment ? chaque dossier est traité.
La solution
Le retour sur investissement
Au delà des gains évidents de temps de saisie et de traitement, les différents intervenants ont désormais une visibilité totale sur le processus de gestion des non-conformités.
La direction qualité dispose désormais d’indicateurs pertinents en temps-réel pour analyser la qualité des produits et services et si besoin engager des actions d’amélioration supplémentaires.
Pour aller plus loin
Il existe sur le marché un certain nombre de solutions pour rationaliser et automatiser le traitement des non-conformités et plans d’actions.
Il est néanmoins important avant de faire votre choix, de prendre en compte les critères suivants :
- Privilégiez un logiciel accessible aux opérationnels leur permettant de reconfigurer leur application : formulaire, workflow, règles métiers, … sans passer à chaque fois par des développements lourds et onéreux.
- Optez pour une solution riche et ouverte, capable de supporter une grande variété de processus et de règles métiers et pouvant s’interfacer facilement avec vos systèmes informatiques existants : ERP, CRM et SGBD.
- N’oubliez pas l’interface utilisateur et l’ergonomie de l’application. Il faut que vos utilisateurs puissent s’en servir après une formation d’une heure, voir une simple formation en ligne.
Nos clients témoignent
Ce qui a séduit les utilisateurs et moi-même, ce sont la modernité de l'interface et la richesse fonctionnelle des solutions Avanteam.
Avec Avanteam Process Studio, nous avons déjà automatisé une dizaine de workflows métiers à valeur ajoutée pour l’entreprise.
Nous avons choisi Avanteam pour la rapidité de mise en oeuvre et la possibilité de personnaliser la solution en toute autonomie.
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