+ 500 entreprises nous font confiance
Les bénéfices du logiciel de gestion des documents et de contenus
Accès rapide à vos documents et contenus à tout moment
Gestion de tous types de document et contenu
Division par 5 des temps de gestion
Réduction des risques et des coûts liés à un traitement manuel
Relation renforcée avec vos clients et fournisseurs
Meilleure qualité de vie de vos collaborateurs
Gérez tous vos documents & contenus grâce aux logiciels de gestion des documents
Gestion avancée du cycle de vie des documents
Recherche multicritère et en texte intégral
Capture et indexation intelligente
Gestion des versions et durée de validité des documents
Intégration de Microsoft Office et Google Workspace
Portail d’accès contextuel et personnalisable accessible depuis tout terminal web et mobile
Capture et indexe intelligente
Numérisation en masse ou feuille à feuille des documents papier
Indexation automatique par lecture de code à barre, OCR plein texte ou par zone des documents
Lecture automatique des principales informations avec technologie exclusive d’auto-apprentissage
Import et indexation des flux électroniques (fax, email, base de données, flux EDI, XML, CSV)
Alertes et relances avec système d’escalade en cas d’absence ou de congé
Workflow graphique
Workflow personnalisable capable de gérer l’ensemble de vos circuits de validation
Gestion avancée des utilisateurs selon leurs rôles et droits d’accès en lien avec vos annuaires LDAP, Active directory, Azure AD, etc.
Gestion des délégations et changement de fonction
Alertes et relances avec système d’escalade en cas d’absence ou de congé
Plateforme low-code et déploiement dans le cloud pour une
Transformation digitale à grande vitesse
Découvrez le potentiel de notre plateforme low-code de gestion de documents et contenus, couplé à la simplicité du modèle SaaS.
Avec Process Studio anticipez les évolutions attendues par les utilisateurs et menez la transformation digitale à grande vitesse.
Avanteam AI
Découvrez la puissance de l’automatisation intelligente grâce à notre Intelligence Artificielle
Avanteam AI, 🤖 est une nouvelle génération d'intelligence artificielle, qui décuple la puissance du logiciel de gestion des documents et contenus, en vous apportant des capacités d'analyse, de classement intelligent et d'aide à la prise de décision !
Le classement intelligent et automatique de vos documents entrants : courriers et mails entrants, contrats, factures fournisseurs, bon de commande clients, etc.
La détection des informations clés, clauses critiques ou mentions spéciales dans les contrats.
Avanteam Mobile
Décuplez le potentiel de vos équipes sur le terrain, en leur offrant un accès sécurisé à leurs processus, documents et tâches, depuis tout terminal iOS, Android ou Windows Phone.
Ils en parlent mieux que nous
Depuis 2018, nous utilisons les solutions Avanteam dans le cadre de notre démarche qualité et d’Amélioration Continue. Elles sont adaptables, modulables et évoluent au fur et à mesure de nos besoins ; le chef de projet Avanteam est à l’écoute avec toujours de bon conseils.
Avec Avanteam, Labeyrie Fine Foods a déployé avec succès un système de management QSE sur l’ensemble de ses sites et services : production, ventes, ressources humaines, etc.
Avec Avanteam, nous avons dématérialisé la gestion de nos factures fournisseurs. Les utilisateurs se sont approprié l'outil très rapidement et aujourd'hui, ils ne pourraient plus s'en passer.
Pourquoi Avanteam ?
Découvrez pourquoi les clients font le choix d'Avanteam
Ergonomique
Nous pensons d'abord à l'utilisateur final avec l'objectif de lui simplifier la vie.
Personnalisable
Nos solutions s'adaptent à votre organisation et évoluent au gré de votre stratégie et non pas l'inverse.
Ouvert
Avanteam s'intègre facilement avec les principaux logiciels du marché : CRM, ERP, SIRH, etc.
Mobile
Accédez à Avanteam de partout et à tout moment, depuis tout terminal iOS, Android ou Windows.
Autonomie et liberté
Avanteam est accessible aux fonctionnels qui peuvent en toute autonomie et sans compétence technique personnaliser leur application.
Approche transversale
Dématérialisez l'ensemble de vos processus métiers avec une seule plateforme et réduisez ainsi vos coûts de licence et de formation.
Notre engagement dans votre réussite
Au delà des logiciels, ce qui fait le succès d'Avanteam, c'est l'engagement de ses équipes dans la réussite des projets clients.
Innovation & Leadership
Grâce à une suite logicielle innovante et une expertise de plus de 20 ans, Avanteam connaît une croissance à deux chiffres depuis de nombreuses années et s'impose aujourd'hui comme un des principaux leaders du marché avec +500 clients en Europe.
Nos experts sont à votre écoute
Une question ? un devis ? une demande de démonstration? c'est simple et rapide...
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Comment choisir son logiciel de gestion de documents et contenus ?
Comment réaliser un comparatif des solutions de dématérialisation de documents ?
- Nous vous conseillons d’établir un checklist fonctionnel et technique pour y renseigner les fonctionnalités clés dont vous avez besoin. Ensuite chercher quelques logiciels de gestion de documents (GED) et contenus (ECM) qui correspondent à votre checklist. Cela simplifiera considérablement votre travail tout en étant plus efficace. Trois à quarte logiciels suffisent en général pour réaliser un comparatif pertinent.
- Au delà de votre checklist, vérifiez aussi les références clients de l’éditeur, notamment dans votre secteur d’activité, ainsi que sa capacité à vous conseiller et vous accompagner dans la mise en oeuvre de votre projet.
- L’existence d’un « Club Utilisateurs » actif est également un critère important. Cela vous permet de vérifier que l’éditeur consacre suffisamment de temps et d’énergie à faire évoluer sa solution afin qu’elle soit constamment en phase avec l’état de l’art, ainsi que les dernières exigences réglementaires ou légales.
- Un autre critère décisif est la transversalité de la plateforme et sa capacité à dématérialiser le maximum de vos processus métiers. Ce qui est synonyme d’économie d’échelle importante en logiciels, en formation et en maintenance.
Pourquoi mettre en place une solution de gestion électronique de documents (GED) ?
- Dans nos économies modernes, où l’innovation et l’intelligence sont au cœur des processus de création de valeur pour la plupart des entreprises, disposer de la « bonne information au bon moment » est devenu un facteur de différenciation majeur. Une solution GED (Gestion Electronique de Documents) ou ECM (Enterprise Content Management) vous aide à collecter, organiser et partager efficacement vos différents gisements d’informations : documents papiers, courriers, bons de commande, factures fournisseurs, documents électroniques, procédures qualité, emails, fax, normes ou référentiels, base de connaissances, etc. Ce qui permet à vos équipes de disposer de la bonne information au bon moment pour prendre les bonnes décisions et mieux servir vos clients.
Quels sont les bénéfices les plus importants d'une solution GED ?
- Des processus fluides et rationalisés : en automatisant et en fluidifiant les activités répétitives impliquant des échanges d’information entre différents collaborateurs et services de votre entreprise, vous réduisez les temps de traitement, éliminez les erreurs de saisie et de communication et améliorez la productivité de vos équipes.
- Meilleure collaboration et partage d’informations : en partageant les informations et en coordonnant les activités, un outil GED aidera vos équipes à prendre les bonnes décisions.
- Traçabilité et conformité : en offrant une piste d’audit fiable sur ce qui a été fait ? par qui ? quand ? … et ce qui reste à faire.
- Intégration des clients et fournisseurs : une solution GED moderne et ouverte s’intègre facilement avec votre système d’informations (CRM, ERM, …) pour vous aider à automatiser et optimiser les processus critiques qui vous mettent en relation avec vos clients et fournisseurs, tels que la gestion des commandes clients, le traitement des factures fournisseurs ou l’extranet revendeurs.
- Capitalisation des connaissances : Les entreprises peuvent facilement perdre des connaissances opérationnelles importantes en cas de départ de certains collaborateurs. Cela leur coûte souvent des pertes de temps et de clients précieux. En aidant les organisations à centraliser et mieux gérer leurs contenus, procédures et processus, un outil GED ou ECM leur permet de partager plus facilement leur savoir-faire et de connaître à tout moment où se trouve chaque dossier, ce qui a déjà été réalisé et à qui le réassigner en cas de départ ou d’absence.
- Réactivité des équipes : Avec une solution GED comme Avanteam Document Manager, les tâches sont automatiquement assignées aux bonnes personnes. Ces derniers peuvent ensuite les lister par thème ou par priorité. En cas d’absence ou de retard, un système de relance et d’escalade permet de réassigner les tâches auprès d’autres intervenants. Ainsi chacun est informé en temps et en heure sur ses activités, peut consulter les informations et pièces jointes liées à chaque dossier pour en assurer le traitement dans les meilleurs délais.
- Amélioration continue des processus : Grâce aux tableaux de bord et KPI, vous pouvez mesurer en temps-réel la performance de vos processus, détecter les anomalies et engager des actions d’amélioration.
Avec quels ERP ou CRM, la solution GED peut s'interfaçer ?
-
Avanteam s’intègre parfaitement avec n’importe quel logiciel ERP ou CRM du marché via les méthodes suivantes :
– la transmission de fichiers plats (CSV, XML)
– API Web Services en temps réel. -
Avanteam propose également des connecteurs dédiés pour Cegid, Sage, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage et SAP. La solution est capable d’intégrer plusieurs systèmes dans le cas des grands-comptes où différents ERP ou logiciels métiers peuvent coexister.
Comment calculer le ROI d’un logiciel GED ou ECM ?
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Même s’il est difficile de proposer un modèle universel tant les processus sont différents d’une entreprise à l’autre, Il existe néanmoins une méthode relativement simple pour calculer le retour sur investissement (ROI) d’un logiciel GED :
– Combien de collaborateurs sont en charge de la gestion des processus manuels ? quel est leur salaire horaire moyen, charges comprises ?
– Combien d’heures par jour, consacrent-ils en moyenne à la gestion manuelle de ces processus documentaires ou administratifs ?
– Nombre de collaborateurs X Salaire horaire moyen X Nombre d’heures consacrés à la qualité = Coût journalier.
– Multiplier ce coût journalier par le nombre de jours ouvrés dans votre entreprise pour avoir le coût annuel dédié à la gestion manuelle des processus.Un logiciel de dématérialisation permet en général de diviser ce coût par 3 en automatisant toutes les tâches manuelles et chronophages. Il vous reste maintenant à calculer votre retour sur investissement, en déduisant du coût annuel du logiciel, les 2/3 de gains de temps de gestion économisés grâce à ce logiciel. N’hésitez pas à contacter notre service client pour avoir un petit calculateur de ROI que vous pouvez personnaliser selon le contexte de votre organisation.
Ce calcul ne prend en compte que les gains quantifiables, auxquels vous pouvez ajouter les bénéfices « qualitatifs » d’une gestion dématérialisée des processus administratifs ou documentaires :
– Plus de temps consacré aux tâches à plus forte valeur ajoutée
– Meilleur respect de vos règles et procédures internes
– Meilleure collaboration entre vos équipes
– Fluidité global du processus.
Est-ce qu'avec Avanteam je peux dématérialiser différents processus ?
- Oui, Avanteam met à votre disposition une puissante plateforme de digitalisation des documents (GED) et processus métiers (BPM) qui est Process Studio.
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Avec cet outil, vous pouvez créer en un temps record et sans faire du code, d’autres applications collaboratives : achats, factures fournisseurs, contrats, notes de frais, recrutement, entrée-sortie du personnel, qualité, service-client, … et éviter à vos équipes de jongler avec des feuilles de calcul, emails et autres outils pour gérer et coordonner leurs activités.
- Process Studio est accessible aussi bien aux décideurs métiers qu’aux experts techniques. C’est l’assurance pour votre entreprise que votre application s’adaptera facilement aux changements organisationnels, sans coût de développement supplémentaire et sans sollicitation des équipes informatiques internes ou externes.